Voor duikcentra

Gastenbeheer: de dag in beeld houden

Een gastenlijst is geen adresboek. Hij moet drie vragen beantwoorden zonder dat iemand hoeft na te denken: wie is er vandaag? bij wie ontbreekt nog iets? en wat moet elke gast bij vertrek betalen?

Vier lijsten, niet één

De dagelijkse praktijk van een centrum kent vier toestanden, en ze door elkaar halen is de meest voorkomende bron van chaos aan de balie:

Nieuw - aangemeld, nog niet nagekeken.
Komt aan - heeft een aankomstdatum in de toekomst en schuift op de dag zelf automatisch door.
Hier - ingecheckt, geverifieerd, duikt.
Vertrokken - afgerekend en gearchiveerd, maar vindbaar.

Status moet leesbaar zijn zonder uitleg

Elke gast heeft een kleur, en die betekent altijd hetzelfde: rood - nog geen verbinding met jouw centrum. Geel - er ontbreekt iets. Blauw - alles is er, wacht op jouw controle. Groen - geverifieerd en vrijgegeven. Grijs - uitgecheckt. Ernaast staan de documentpictogrammen: brevet, gezondheid, aansprakelijkheid, verzekering, huisregels. Wie een rood pictogram ziet weet binnen een seconde wat er mist, zonder een dossier te openen.

De test

Gastenbeheer is goed als een nieuwe seizoenskracht je op dag één, zonder uitleg, kan vertellen bij welke gast iets ontbreekt. Al het andere is een database met een zoekveld.

Wat aan de gast moet hangen

Tochten en groepen - wie zit morgen op de boot, in welke groep, met welke gids, fles en gas.
Gehuurd materiaal - wie heeft nu computer nummer 23, sinds wanneer, en hoeveel huurdagen zijn dat.
Geboekte diensten - duiken, cursussen, verkoop, open posten tot vertrek.
Groepen - een reisgezelschap hoort bij elkaar, niet persoon voor persoon gezocht.
Noodcontact - de reden dat dit alles überhaupt wordt verzameld.

Zoeken is beslissend

In een centrum met een paar honderd gasten per seizoen is zoeken het meest gebruikte gereedschap. Het moet met fragmenten omgaan: drie letters van een achternaam, een groepsnaam, een hotel. En het moet tot in het archief reiken - een vraag over een gast van twee jaar terug is geen uitzondering, dat is wat er gebeurt als een verzekeraar belt.

Wie in het team wat ziet

Een gids heeft de noodcontacten en de duikvrijgave van zijn groep nodig. Hij heeft geen toegang tot de facturatie nodig. Medewerkersaccounts met verschillende rechten zijn geen bureaucratie - ze zijn de reden dat je gezondheidsdata digitaal mág bewaren. De AVG noemt dat doelbinding.

Lijsten en datasheets printen

Ondanks alle digitalisering: op de boot ligt een blad papier. Bruikbaar gastenbeheer kan daarom op elk moment een lijst maken - de gasten van een dag, een tocht of een groep, met precies de kolommen die je nodig hebt, als pdf voor het klembord of als rekenblad om verder te gebruiken.

Veelgestelde vragen

Kunnen we gasten zelf aanmaken zonder dat ze inchecken?

Ja. Je team legt een gast aan de balie met een paar velden vast, en de gast vult de rest later in of ondertekent direct op jouw apparaat. Reisgroepen maak je in één keer aan.

Kunnen andere duikcentra mijn gastenlijst zien?

Nee. Elk centrum ziet alleen zijn eigen gasten. Een duiker beslist welk centrum zijn documenten mag zien - en alleen wanneer hij daar incheckt.

Wat gebeurt er met gasten aan het eind van het seizoen?

Ze gaan naar het archief en blijven vindbaar. Komt dezelfde gast volgend jaar terug, dan staat zijn profiel er en kost de check-in seconden.

Diver ID gratis uitproberen

Je account staat in een paar minuten klaar en de eerste 20 gast-check-ins krijg je van ons. Geen abonnement, geen basistarief, geen betaalgegevens nodig.

Centrum gratis aanmelden Bekijk het check-inproces