Voor duikcentra

Software voor duikcentra: wat doet wat

"Duikcentrumsoftware" is geen product, het is een verzamelnaam voor vijf heel verschillende taken. Sorteer ze één keer en het wordt duidelijk waar het nu pijn doet - en waar een programma niets zou veranderen.

De vijf taken

Taak	Wat eronder valt
Check-in en documenten	Gastgegevens, medische vragenlijst, aansprakelijkheid, verzekering, brevetten, handtekeningen, bewaartermijnen.
Gastenbeheer	Wie is er vandaag, wie komt morgen, wie is volledig geverifieerd, wie moet nog betalen.
Dagplanning	Boottochten, groepen, gidsen, flessen en gas, ophaalrondes.
Verhuur en verkoop	Welk materiaal is uit, hoeveel huurdagen worden gefactureerd, wat is verkocht.
Boekhouding	Facturen, betalingen, btw, overdracht aan de boekhouder.

Bijna elk centrum heeft voor de laatste twee al iets - een kassa, een boekhoudpakket, in het slechtste geval een rekenblad dat werkt. Het punt waar het in de praktijk het vaakst misgaat is het eerste: check-in en documenten. Het is ook het enige waar papier nog de norm is.

Eerlijk gezegd

Diver ID dekt de eerste vier taken en vervangt je boekhouding bewust niet. Zoek je één systeem dat ook je jaarcijfers maakt, kijk dan verder. Wil je het papierwerk van je balie af, dan zit je goed.

Waar het bij de keuze echt om gaat

Kan een gast het zonder uitleg gebruiken?

Elke minuut die je team besteedt aan het uitleggen van een programma is een verloren minuut. Bij gasten geldt dat dubbel: wie aan de balie een instructie nodig heeft, had het papier sneller ingevuld. Test dat voordat je kiest - met een echte gast, niet met jezelf.

Spreekt het de talen van je gasten?

In een internationaal centrum is taal geen luxe. Het is het verschil tussen een ondertekende verklaring en een die weinig waard is, omdat een gast die niet begreep wat hij ondertekende er ook niet echt mee instemde.

Wat kost het na een zwak seizoen?

Maandabonnementen voelen prima als het vol zit en pijnlijk als twee maanden stil zijn. Kijk of je voor lege weken betaalt.

Krijg je je gegevens eruit?

Vraag hoe een export eruitziet voordat je begint. Een centrum dat zijn gastdossiers niet als pdf of rekenblad kan meenemen heeft zich afhankelijk gemaakt.

Hoe Diver ID geprijsd is

Diver ID rekent per gast-check-in in plaats van per maand: vanaf 0,39 euro, vooraf betaald als guthaben dat drie jaar geldig blijft. De eerste 20 check-ins zijn gratis, en een gast die tijdens de vragenlijst medisch uitvalt verbruikt geen tegoed. Voor duikers is Diver ID gratis. Alle prijzen exclusief btw waar die van toepassing is.

Invoeren zonder de winkel stil te zetten

De gebruikelijke fout is een harde omschakeling midden in het seizoen. De rustigere route: account aanmaken, beslissen wat je vraagt, QR-code printen - en in het begin alleen de gasten opnemen die toch al naar hun telefoon grijpen. Dat zijn er meer dan je denkt. Het papier blijft ernaast liggen tot je het niet meer nodig hebt.

Veelgestelde vragen

Heb ik software nodig bij vijf gasten per dag?

Voor dagplanning waarschijnlijk niet. Voor de check-in wel: het papierwerk per gast is hetzelfde bij vijf als bij vijftig. Vijf per dag zijn een paar honderd blaadjes per seizoen die iemand moet uitleggen, nakijken en bewaren.

Werkt Diver ID naast onze kassa en boekhouding?

Ja, zo is het bedoeld. Diver ID vervangt het papierwerk rond gasten en check-in en raakt je kassa en je boeken niet aan.

Wat gebeurt er met onze gegevens als we stoppen?

Je exporteert gastdossiers en check-in-documenten als pdf of rekenblad. Vooraf betaald tegoed blijft drie jaar geldig en verloopt dus niet aan het eind van het seizoen.

Diver ID gratis uitproberen

Je account staat in een paar minuten klaar en de eerste 20 gast-check-ins krijg je van ons. Geen abonnement, geen basistarief, geen betaalgegevens nodig.

Centrum gratis aanmelden Bekijk het check-inproces