Voor duikcentra

Gastgegevens en de AVG

Een duikcentrum verwerkt gevoeliger gegevens dan de meeste bedrijven van dat formaat: gezondheidsantwoorden, kopieën van identiteitsbewijzen, noodcontacten, handtekeningen. Dat mag en is nodig - maar niet in elke vorm.

Waarom een centrum dit alles mag verzamelen

Omdat het het nodig heeft voor de veiligheid. De AVG verbiedt het verzamelen niet; ze vraagt een reden, een grens en bescherming. De reden is hier eenvoudig te benoemen: zonder informatie over de gezondheid kan niemand verantwoordelijkheid nemen voor wie naar 30 meter gaat. De grens is: alleen wat daarvoor nodig is. De bescherming is jouw taak.

De vier gewoontes die problemen geven

De map onder de toonbank. Gezondheidsformulieren op een schap waar iedereen bij kan is het klassieke geval. Gevoelige gegevens moeten achter slot.
Het rekenblad per mail. Gastenlijsten met gezondheidsdetails die per mail of messenger tussen balie en gidsen heen en weer gaan, maken kopieën die niemand meer terug kan halen.
Het gedeelde account. Eén wachtwoord voor het hele team betekent dat achteraf niemand kan zeggen wie wat zag.
Nooit iets wissen. Bewaartermijnen zijn bovengrenzen, geen uitnodiging om alles voor altijd te houden. Welke termijnen voor jou gelden, vraag je één keer aan je boekhouder of jurist.

Wat Diver ID hieraan doet

Gegevens staan versleuteld op servers in de EU.
Elk centrum ziet alleen zijn eigen gasten - technisch gescheiden, niet per afspraak.
Medewerkersaccounts met eigen rechten in plaats van één gedeeld wachtwoord.
De gast houdt toegang tot zijn gegevens en kan ze exporteren of wissen.
Elke handtekening heeft een bewijsspoor; elke toegang hoort bij een account.

De verzoeken die gasten echt doen

Twee komen in de praktijk voor, en je moet ze beide zonder stress kunnen beantwoorden: "welke gegevens hebben jullie van mij?" en "wis mijn gegevens alsjeblieft". De eerste beantwoord je met een afdruk van het gastdossier. Bij de tweede is de grens dat dossiers die je wettelijk moet bewaren mogen blijven tot de termijn om is - leg dat direct uit.

Met Diver ID is dit eenvoudiger omdat het profiel van de duiker is: hij ziet wat er is opgeslagen en beheert het in zijn eigen account. Jouw centrum krijgt de documenten die het voor de check-in nodig heeft.

Eén zin over verwerkersovereenkomsten

Bewaar je gastgegevens in software die een ander bedrijf beheert, dan heb je een verwerkersovereenkomst met dat bedrijf nodig. Dat is standaard en geen hindernis - vraag er simpelweg om. Wat deze tekst niet is en niet kan zijn: juridisch advies. De details hangen af van het land waar je centrum werkt.

Veelgestelde vragen

Mag een duikcentrum gezondheidsdata van gasten bewaren?

Ja, voor zover het die nodig heeft voor de veiligheid van de duik. Het moet die gegevens extra beschermen, de toegang beperken tot wie ze nodig heeft, en ze niet eindeloos bewaren.

Waar staan de gegevens bij Diver ID?

Versleuteld, op servers in de Europese Unie. Elk centrum ziet alleen zijn eigen gasten, en de duiker houdt toegang tot zijn profiel.

Wat zeg ik tegen een gast die zijn gegevens gewist wil hebben?

Dat je wist wat je niet hoeft te bewaren - en dat dossiers onder een wettelijke bewaartermijn blijven tot die om is. Zijn profiel zelf is van hem en staat in zijn eigen account.

Diver ID gratis uitproberen

Je account staat in een paar minuten klaar en de eerste 20 gast-check-ins krijg je van ons. Geen abonnement, geen basistarief, geen betaalgegevens nodig.

Centrum gratis aanmelden Bekijk het check-inproces