Per centri immersioni

I dati dei clienti e il GDPR

Un centro immersioni tratta dati più delicati della maggior parte delle attività della sua dimensione: risposte sulla salute, copie di documenti, contatti di emergenza, firme. È lecito ed è necessario, ma non in qualsiasi forma.

Perché un centro può raccogliere tutto questo

Perché gli serve per la sicurezza. Il GDPR non vieta di raccogliere: chiede un motivo, un limite e una protezione. Il motivo qui si dice in fretta: senza informazioni sulla salute nessuno può assumersi la responsabilità di chi scende a trenta metri. Il limite è: soltanto quello che serve a quello scopo. La protezione è il tuo lavoro.

Le quattro abitudini che creano problemi

Il raccoglitore sotto il banco. I moduli sulla salute su uno scaffale a portata di chiunque sono il caso classico. I dati sensibili vanno chiusi a chiave.
Il foglio di calcolo per e-mail. Le liste clienti con dati sanitari che viaggiano fra banco e guide per e-mail o messaggistica producono copie che nessuno riesce più a raccogliere.
L'account condiviso. Una password per tutto lo staff vuol dire che dopo nessuno può dire chi ha visto cosa.
Non cancellare mai niente. I tempi di conservazione sono limiti massimi, non un invito a tenere tutto per sempre. Su quelli che valgono per te, chiedi una volta al commercialista o a un avvocato.

Cosa fa Diver ID in proposito

I dati sono conservati cifrati su server nell'Unione Europea.
Ogni centro vede solo i propri clienti, separati per via tecnica e non per accordo.
Account dei collaboratori con permessi individuali al posto di una password comune.
Il cliente conserva l'accesso ai suoi dati e può esportarli o cancellarli.
Ogni firma porta con sé una traccia verificabile e ogni accesso appartiene a un account.

Le richieste che i clienti fanno davvero

Nella pratica ne arrivano due, e a entrambe dovresti poter rispondere senza stress: quali dati avete su di me? e cancellate i miei dati, per favore. Alla prima rispondi con una stampa della scheda cliente. Per la seconda il limite è che i documenti che sei obbligato a conservare possono restare fino alla fine del periodo previsto: dillo subito, invece di prometterlo e poi spiegarlo.

Con Diver ID è più facile, perché il profilo appartiene al subacqueo: vede cosa è archiviato e lo gestisce nel proprio account. Il tuo centro riceve i documenti che gli servono per il check-in, e niente di più.

Una frase sui contratti di trattamento

Se tieni i dati dei clienti in un software gestito da un'altra azienda, ti serve con quell'azienda un contratto di trattamento dei dati. È uno standard e non un ostacolo: basta chiederlo. Quello che questo testo non è, e non può essere, è una consulenza legale: i dettagli dipendono dal paese in cui il centro lavora.

Domande frequenti

Un centro immersioni può conservare i dati sanitari dei clienti?

Sì, nella misura in cui gli servono per la sicurezza dell'immersione. Deve però proteggerli in modo particolare, limitare l'accesso alle persone che ne hanno bisogno e non tenerli per sempre.

Dove sono conservati i dati con Diver ID?

Cifrati, su server nell'Unione Europea. Ogni centro vede solo i suoi clienti e il subacqueo conserva l'accesso al proprio profilo.

Cosa dico a un cliente che vuole la cancellazione dei suoi dati?

Che cancelli quello che non sei obbligato a conservare, e che i documenti sotto un obbligo di legge restano fino alla fine del periodo. Il profilo in sé appartiene a lui e vive nel suo account.

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L'account si crea in pochi minuti e i primi 20 check-in dei clienti sono in regalo. Nessun abbonamento, nessun canone fisso, nessun dato di pagamento da inserire.

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