Per centri immersioni

Gestione clienti: tenere la giornata sotto controllo

Una lista clienti non è una rubrica. Deve rispondere a tre domande senza che nessuno debba pensarci: chi c'è oggi? a chi manca ancora qualcosa? e cosa deve pagare ciascuno quando parte?

Quattro liste, non una

La giornata di un centro ha quattro stati, e confonderli è la fonte di caos più comune al banco:

Nuovo - si è registrato, non è ancora stato controllato.
In arrivo - ha una data di arrivo futura e passa alla lista di oggi da solo, il giorno giusto.
Presente - ha fatto check-in, è verificato, si immerge.
Partito - saldato e archiviato, ma ritrovabile.

Lo stato si deve leggere senza spiegazioni

Ogni cliente ha un colore, e vuol dire sempre la stessa cosa: rosso, nessun collegamento con il tuo centro. Giallo, manca qualcosa. Blu, c'è tutto e aspetta il tuo controllo. Verde, verificato e autorizzato. Grigio, uscito. Accanto stanno le icone dei documenti: brevetto, salute, liberatoria, assicurazione, regolamento. Chi vede un'icona rossa capisce in un secondo cosa manca, senza aprire la scheda.

La prova

La gestione clienti funziona quando un nuovo stagionale, al primo giorno e senza corsi, ti sa dire a quale cliente manca qualcosa. Tutto il resto è un archivio con un campo di ricerca.

Cosa deve stare appeso al cliente

Uscite e gruppi - chi è sulla barca di domani, in quale gruppo, con quale guida, bombola e gas.
Attrezzatura noleggiata - chi ha adesso il computer numero 23, da quando, e quanti giorni fanno.
Servizi prenotati - immersioni, corsi, vendite, voci aperte fino alla partenza.
Gruppi - un gruppo in viaggio sta insieme, non si cerca persona per persona.
Contatto di emergenza - il motivo per cui tutto questo viene raccolto.

La ricerca decide

In un centro con qualche centinaio di clienti a stagione, la ricerca è lo strumento più usato. Deve funzionare con frammenti: tre lettere di un cognome, il nome di un gruppo, un hotel. E deve arrivare all'archivio: ricevere una domanda su un cliente di due anni fa non è un'eccezione, è quello che succede quando chiama un'assicurazione.

Chi nello staff vede cosa

Una guida ha bisogno dei contatti di emergenza e del via libera medico del proprio gruppo. Non ha bisogno di accedere alla fatturazione. Gli account dei collaboratori con permessi diversi non sono burocrazia: sono il motivo per cui ti è permesso tenere dati sanitari in digitale. Il GDPR lo chiama limitazione della finalità.

Stampare liste e schede

Nonostante tutta la digitalizzazione, sulla barca c'è un foglio di carta. Una gestione clienti utilizzabile sa quindi produrre una lista in qualsiasi momento: i clienti di un giorno, di un'uscita o di un gruppo, con esattamente le colonne che ti servono, in PDF per la tavoletta portablocco o in un foglio di calcolo per usarli altrove.

Domande frequenti

Possiamo creare noi i clienti senza che facciano il check-in?

Sì. Il tuo staff registra un cliente al banco con pochi campi, e il cliente completa il resto più tardi oppure firma direttamente sul tuo dispositivo. I gruppi in viaggio si creano in un colpo solo.

Altri centri immersioni possono vedere la mia lista clienti?

No. Ogni centro vede solo i propri clienti. È il subacqueo a decidere quale centro può vedere i suoi documenti, e solo quando fa check-in lì.

Cosa succede ai clienti alla fine della stagione?

Finiscono in archivio e restano ritrovabili. Quando lo stesso cliente torna l'anno dopo, il suo profilo c'è già e il check-in dura pochi secondi.

Prova Diver ID gratis

L'account si crea in pochi minuti e i primi 20 check-in dei clienti sono in regalo. Nessun abbonamento, nessun canone fisso, nessun dato di pagamento da inserire.

Crea il tuo centro immersioni Guarda il processo di check-in