Pour les centres de plongée

Gestion des clients : garder la journée en vue

Une liste de clients n'est pas un carnet d'adresses. Elle doit répondre à trois questions sans que personne ait à réfléchir : qui est là aujourd'hui ? à qui manque-t-il encore quelque chose ? et que doit chaque client au moment du départ ?

Quatre listes, pas une

Le quotidien d'un centre comporte quatre états, et les confondre est la première source de chaos au comptoir :

Nouveau - inscrit, pas encore contrôlé.
À venir - a une date d'arrivée future et basculera automatiquement le jour venu.
Sur place - enregistré, validé, en plongée.
Parti - soldé et archivé, mais retrouvable.

Le statut doit se lire sans explication

Chaque client porte une couleur, et elle veut toujours dire la même chose : rouge, aucun lien avec votre centre pour l'instant. Jaune, il manque quelque chose. Bleu, tout est là et attend votre contrôle. Vert, validé et autorisé. Gris, parti. À côté se trouvent les pictogrammes des documents : brevet, santé, décharge, assurance, règlement intérieur. Qui voit un pictogramme rouge sait en une seconde ce qui manque, sans ouvrir de dossier.

Le test

Une gestion des clients est bonne quand un saisonnier tout juste arrivé peut vous dire, dès le premier jour et sans formation, à quel client il manque quelque chose. Tout le reste est une base de données avec un champ de recherche.

Ce qui doit être accroché au client

Sorties et palanquées - qui est sur le bateau de demain, dans quelle palanquée, avec quel guide, quel bloc et quel gaz.
Matériel loué - qui a l'ordinateur numéro 23 en ce moment, depuis quand, et combien de jours cela représente.
Prestations réservées - plongées, cours, ventes, postes ouverts jusqu'au départ.
Groupes - un groupe de voyage reste ensemble, et ne se cherche pas personne par personne.
Contact d'urgence - la raison pour laquelle tout cela est collecté.

La recherche fait la différence

Dans un centre qui voit quelques centaines de clients par saison, la recherche est l'outil le plus utilisé. Elle doit accepter les fragments : trois lettres d'un nom, un nom de groupe, un hôtel. Et elle doit atteindre les archives - une question sur un client d'il y a deux ans n'est pas une exception, c'est ce qui arrive quand un assureur appelle.

Qui voit quoi dans l'équipe

Un guide a besoin des contacts d'urgence et de l'aptitude de sa palanquée. Il n'a pas besoin d'accéder à la facturation. Des comptes personnels avec des droits différents ne sont pas de la bureaucratie : c'est la raison pour laquelle vous êtes autorisé à détenir des données de santé en numérique. Le RGPD appelle cela la limitation des finalités.

Imprimer listes et fiches

Malgré toute la numérisation, il y a une feuille de papier sur le bateau. Une gestion des clients utilisable doit donc pouvoir produire une liste à tout moment : les clients d'un jour, d'une sortie ou d'un groupe, avec exactement les colonnes dont vous avez besoin, en PDF pour la planchette ou en tableur pour la suite.

Questions fréquentes

Pouvons-nous créer des clients nous-mêmes, sans qu'ils s'enregistrent ?

Oui. Votre équipe saisit un client en quelques champs au comptoir, et le client complète le reste plus tard ou signe directement sur votre appareil. Les groupes de voyage se créent en une fois.

D'autres centres de plongée voient-ils ma liste de clients ?

Non. Chaque centre ne voit que ses propres clients. Un plongeur décide quel centre a le droit de voir ses documents, et seulement quand il s'y enregistre.

Que deviennent les clients à la fin de la saison ?

Ils passent aux archives et restent retrouvables. Quand le même client revient l'année suivante, son profil est là et le check-in prend quelques secondes.

Essayer Diver ID gratuitement

Le compte se crée en quelques minutes et les 20 premiers check-ins clients sont offerts. Pas d'abonnement, pas de frais fixes, aucune coordonnée bancaire à saisir.

Créer le compte de mon centre Voir le processus de check-in