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Les données clients et le RGPD
Un centre de plongée traite des données plus sensibles que la plupart des entreprises de sa taille : réponses de santé, copies de pièces d'identité, contacts d'urgence, signatures. C'est permis et nécessaire - mais pas sous n'importe quelle forme.
Pourquoi un centre peut collecter tout cela
Parce qu'il en a besoin pour la sécurité. Le RGPD n'interdit pas de collecter ; il exige un motif, une limite et une protection. Le motif est facile à énoncer ici : sans information de santé, personne ne peut prendre la responsabilité de savoir qui descend à 30 mètres. La limite est : seulement ce qui sert à cela. La protection, c'est votre affaire.
Les quatre habitudes qui posent problème
- Le classeur sous le comptoir. Des formulaires de santé sur une étagère accessible à tout le monde, c'est le cas d'école. Les données sensibles doivent être sous clé.
- Le tableur par e-mail. Des listes de clients avec des informations de santé qui circulent entre le comptoir et les guides par e-mail ou messagerie créent des copies que personne ne pourra jamais récupérer.
- Le compte partagé. Un mot de passe pour toute l'équipe, c'est l'impossibilité de dire ensuite qui a vu quoi.
- Ne jamais rien supprimer. Les durées de conservation sont des plafonds, pas une invitation à tout garder pour toujours. Pour les durées qui s'appliquent à vous, demandez une fois à votre comptable ou à votre avocat.
- Les données sont stockées chiffrées sur des serveurs dans l'Union européenne.
- Chaque centre ne voit que ses propres clients - une séparation technique, pas un engagement sur l'honneur.
- Des comptes personnels avec des droits individuels plutôt qu'un mot de passe commun.
- Le client garde l'accès à ses données et peut les exporter ou les supprimer.
- Chaque signature porte une preuve technique ; chaque accès appartient à un compte.
Les demandes que les clients font vraiment
Deux reviennent en pratique, et vous devriez pouvoir répondre aux deux sans stress : « quelles données avez-vous sur moi ? » et « supprimez mes données ». À la première vous répondez par une impression du dossier client. Pour la seconde, la limite est que les dossiers que la loi vous oblige à conserver peuvent rester jusqu'à la fin du délai - expliquez-le tout de suite.
Avec Diver ID, c'est plus simple parce que le profil appartient au plongeur : il voit ce qui est stocké et le gère dans son propre compte. Votre centre reçoit les documents dont il a besoin pour le check-in.
Une phrase sur la sous-traitance
Si vous conservez des données clients dans un logiciel exploité par une autre entreprise, il vous faut un contrat de sous-traitance avec cette entreprise. C'est standard et ce n'est pas un obstacle : il suffit de le demander. Ce que ce texte n'est pas, et ne peut pas être, c'est un conseil juridique : les détails dépendent du pays où votre centre opère.
Questions fréquentes
Un centre de plongée peut-il conserver les données de santé de ses clients ?
Oui, dans la mesure où il en a besoin pour la sécurité de la plongée. Il doit protéger ces données de manière renforcée, limiter l'accès aux personnes qui en ont besoin et ne pas les garder indéfiniment.
Où les données sont-elles hébergées avec Diver ID ?
Chiffrées, sur des serveurs situés dans l'Union européenne. Chaque centre ne voit que ses propres clients, et le plongeur garde l'accès à son profil.
Que dire à un client qui demande la suppression de ses données ?
Que vous supprimez ce que vous n'êtes pas obligé de conserver, et que les dossiers soumis à une durée légale restent jusqu'à son terme. Son profil, lui, lui appartient et vit dans son propre compte.
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