Für Tauchbasen

Gästedaten und DSGVO an der Tauchbasis

Eine Tauchbasis verarbeitet mehr sensible Daten als die meisten Betriebe ihrer Größe: Gesundheitsangaben, Ausweiskopien, Notfallkontakte, Unterschriften. Das ist erlaubt und notwendig - aber nicht in jeder Form.

Warum eine Basis überhaupt so viel erheben darf

Weil sie es für die Sicherheit braucht. Die DSGVO verbietet nicht das Erheben, sie verlangt einen Grund, eine Grenze und einen Schutz. Der Grund ist hier leicht zu benennen: Ohne Gesundheitsangaben kann niemand verantworten, wen er auf 30 Meter mitnimmt. Die Grenze lautet: nur was dafür nötig ist. Und der Schutz ist Ihre Aufgabe.

Die vier Praktiken, die Probleme machen

Der Ordner unter dem Tresen. Gesundheitsblätter in einem Regal, an das jeder herankommt, sind der klassische Fall. Sensible Daten müssen verschlossen sein.
Die Tabelle per Mail. Gästelisten mit Gesundheitsangaben, die per Mail oder Messenger zwischen Team und Guides herumgehen - dabei entstehen Kopien, die niemand mehr einsammeln kann.
Der Account, den alle benutzen. Ein gemeinsames Passwort für das Team bedeutet, dass niemand mehr sagen kann, wer was gesehen hat.
Nichts wird je gelöscht. Aufbewahrungsfristen sind Obergrenzen, keine Einladung, alles für immer zu behalten. Zu den Fristen Ihres Landes fragen Sie am besten einmal Ihren Steuerberater oder Anwalt.

Was Diver ID dafür tut

Daten liegen verschlüsselt auf Servern in der EU.
Jede Basis sieht nur ihre eigenen Gäste - technisch getrennt, nicht per Absprache.
Mitarbeiter-Accounts mit eigenen Rechten statt eines gemeinsamen Passworts.
Der Gast behält Einblick in seine Daten und kann exportieren oder löschen.
Jede Unterschrift trägt ein Protokoll, jeder Zugriff gehört zu einem Account.

Die Rechte, nach denen Gäste fragen

Zwei Anfragen kommen in der Praxis vor, und auf beide sollten Sie ohne Hektik antworten können: "Welche Daten haben Sie von mir?" und "Bitte löschen Sie meine Daten." Die erste beantworten Sie mit einem Ausdruck der Gästeakte. Bei der zweiten gilt die Einschränkung, dass Unterlagen, die Sie aus rechtlichen Gründen aufbewahren müssen, bis zum Ende der Frist bleiben dürfen - das erklären Sie dem Gast am besten gleich mit.

Bei Diver ID ist das insofern leichter, als das Profil dem Taucher gehört: Er sieht selbst, was hinterlegt ist, und verwaltet es in seinem eigenen Account. Ihre Basis erhält daraus die Dokumente, die sie für den Check-in braucht.

Ein Satz zur Auftragsverarbeitung

Wenn Sie Gästedaten in einem Programm führen, das ein anderes Unternehmen betreibt, brauchen Sie mit diesem Unternehmen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Das ist Standard und kein Hindernis - fragen Sie einfach danach. Was in diesem Text keine Rechtsberatung ist und auch nicht sein kann: Die Details hängen am Land, in dem Ihre Basis arbeitet.

Häufige Fragen

Darf eine Tauchbasis Gesundheitsdaten ihrer Gäste speichern?

Ja, soweit sie sie für die Sicherheit des Tauchgangs braucht. Sie muss die Daten aber besonders schützen, den Zugriff auf die Personen beschränken, die ihn brauchen, und sie nicht unbegrenzt behalten.

Wo liegen die Daten bei Diver ID?

Verschlüsselt auf Servern in der Europäischen Union. Jede Basis sieht ausschließlich ihre eigenen Gäste, und der Taucher behält Einblick in sein Profil.

Was sage ich einem Gast, der die Löschung seiner Daten will?

Dass Sie löschen, was Sie nicht aufbewahren müssen - und dass Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist bis zu deren Ende bleiben. Sein Profil selbst gehört ihm und liegt in seinem eigenen Account.

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