Für Tauchbasen

Gästeverwaltung: den Tag im Blick

Eine Gästeliste ist kein Adressbuch. Sie muss drei Fragen beantworten, ohne dass jemand nachdenken muss: Wer ist heute da? Bei wem fehlt noch etwas? Und was schuldet wer bei der Abreise?

Vier Listen statt einer

Der Alltag einer Basis kennt vier Zustände, und sie durcheinander zu werfen ist die häufigste Ursache für Chaos am Tresen:

Neu - hat sich angemeldet, ist noch nicht geprüft.
Angereist demnächst - hat ein Ankunftsdatum in der Zukunft und rückt am richtigen Tag automatisch nach.
Da - eingecheckt, geprüft, taucht.
Abgereist - abgerechnet und archiviert, aber wiederfindbar.

Der Status muss ohne Erklärung lesbar sein

Jeder Gast trägt eine Farbe, und die bedeutet immer dasselbe: Rot - noch keine Verbindung zu Ihrer Basis. Gelb - etwas fehlt. Blau - alles da, wartet auf Ihre Prüfung. Grün - geprüft und freigegeben. Grau - ausgecheckt. Daneben stehen die Dokumentensymbole: Zertifizierung, Gesundheit, Haftung, Versicherung, Hausregeln. Wer ein rotes Symbol sieht, weiß in einer Sekunde, was fehlt, ohne eine Akte zu öffnen.

Die Probe

Eine Gästeverwaltung ist gut, wenn eine neue Aushilfe am ersten Tag ohne Einweisung sagen kann, bei welchem Gast etwas fehlt. Alles andere ist eine Datenbank mit Suchfunktion.

Was mit am Gast hängen sollte

Ausfahrten und Gruppen - wer fährt morgen mit, in welcher Gruppe, mit welchem Guide, welche Flasche und welches Gas.
Verliehene Ausrüstung - wer hat Computer Nummer 23 gerade, seit wann, und wie viele Leihtage sind das.
Gebuchte Leistungen - Tauchgänge, Kurse, Verkäufe, offene Posten bis zur Abreise.
Gruppen - eine Reisegruppe gehört zusammen gefunden, nicht Person für Person gesucht.
Notfallkontakt - der Grund, warum das alles überhaupt erfasst wird.

Die Suche entscheidet

An einer Basis mit ein paar hundert Gästen pro Saison ist die Suche das Werkzeug, das am häufigsten benutzt wird. Sie muss mit Bruchstücken umgehen können: drei Buchstaben vom Nachnamen, ein Gruppenname, ein Hotelname. Und sie muss auch das Archiv finden - die Frage nach einem Gast von vor zwei Jahren ist keine Ausnahme, sondern der Normalfall, wenn eine Versicherung anruft.

Wer im Team was sehen darf

Ein Guide braucht die Notfallkontakte und die Tauchfreigabe seiner Gruppe. Er braucht keinen Zugang zur Abrechnung. Mitarbeiter-Accounts mit unterschiedlichen Rechten sind deshalb keine Schikane, sondern der Grund, warum Sie Gesundheitsdaten überhaupt digital führen dürfen - die DSGVO nennt das Zweckbindung.

Listen und Datenblätter ausdrucken

Bei aller Digitalisierung: Auf dem Boot hängt ein Blatt Papier. Eine brauchbare Gästeverwaltung kann deshalb jederzeit eine Liste ausgeben - die Gäste eines Tages, einer Ausfahrt oder einer Gruppe, mit genau den Spalten, die Sie brauchen, als PDF für die Klemmbrett-Variante oder als Tabelle für die Weiterverarbeitung.

Häufige Fragen

Kann ich Gäste auch selbst anlegen, ohne dass sie einchecken?

Ja. Am Tresen erfasst Ihr Team einen Gast in wenigen Feldern, und der Gast ergänzt später selbst oder unterschreibt direkt am Gerät. Auch Reisegruppen lassen sich gesammelt anlegen.

Sehen andere Tauchbasen meine Gästeliste?

Nein. Jede Basis sieht ausschließlich ihre eigenen Gäste. Ein Taucher entscheidet selbst, welche Basis seine Dokumente zu sehen bekommt - und das erst, wenn er dort eincheckt.

Was passiert am Ende der Saison mit den Gästen?

Sie wandern ins Archiv und bleiben auffindbar. Kommt derselbe Gast im nächsten Jahr wieder, ist sein Profil da und der Check-in dauert Sekunden.

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