Для дайв-центров

Учёт гостей: весь день перед глазами

Список гостей - не записная книжка. Он должен без раздумий отвечать на три вопроса: кто сегодня здесь? у кого ещё чего-то не хватает? и сколько каждый гость должен при отъезде?

Четыре списка, а не один

У будней дайв-центра четыре состояния, и путаница между ними - самый частый источник хаоса на ресепшене:

Новые - зарегистрировались, ещё не проверены.
Приезжающие - дата приезда в будущем, в нужный день гость переходит в следующий список автоматически.
На месте - прошли чек-ин, проверены, ныряют.
Уехавшие - рассчитались и в архиве, но их можно найти.

Статус должен читаться без объяснений

У каждого гостя есть цвет, и он всегда значит одно и то же: красный - ещё нет связи с вашим центром. Жёлтый - чего-то не хватает. Синий - всё на месте, ждёт вашей проверки. Зелёный - проверен и допущен. Серый - выехал. Рядом стоят значки документов: сертификат, здоровье, отказ от ответственности, страховка, внутренние правила. Кто видит красный значок, за секунду понимает, чего не хватает, не открывая карточку.

Проверка

Учёт гостей хорош, если новый сезонный сотрудник в первый же день без обучения может сказать, у какого гостя чего-то не хватает. Всё остальное - база данных со строкой поиска.

Что должно быть привязано к гостю

Выходы и группы - кто завтра на лодке, в какой группе, с каким гидом, баллоном и газом.
Прокатное снаряжение - у кого сейчас компьютер номер 23, с какого дня и сколько это дней проката.
Заказанные услуги - погружения, курсы, покупки, открытые позиции до отъезда.
Группы - компания путешественников держится вместе, а не ищется по одному человеку.
Контакт для экстренной связи - причина, по которой всё это вообще собирается.

Всё решает поиск

В центре с несколькими сотнями гостей за сезон поиск - самый используемый инструмент. Он должен справляться с обрывками: три буквы фамилии, название группы, отель. И он должен доставать до архива: вопрос о госте двухлетней давности - не исключение, а то, что происходит, когда звонит страховая.

Кто в команде что видит

Гиду нужны экстренные контакты и допуск к погружению для его группы. Доступ к расчётам ему не нужен. Аккаунты сотрудников с разными правами - не бюрократия, а причина, по которой вам вообще разрешено хранить данные о здоровье в цифровом виде. GDPR называет это ограничением цели.

Печать списков и карточек

При всей цифровизации: на лодке всё равно лежит лист бумаги. Поэтому нормальный учёт гостей в любой момент выдаёт список - гостей дня, выхода или группы, ровно с нужными колонками, в PDF для планшета с зажимом или в таблице для дальнейшей работы.

Частые вопросы

Можно ли заводить гостей самим, без их чек-ина?

Да. Команда вносит гостя на ресепшене в несколько полей, а гость позже дополняет остальное или сразу подписывает на вашем устройстве. Группы путешественников можно создать разом.

Видят ли другие дайв-центры мой список гостей?

Нет. Каждый центр видит только своих гостей. Дайвер сам решает, какой центр увидит его документы, - и только тогда, когда проходит там чек-ин.

Что происходит с гостями в конце сезона?

Они переходят в архив и остаются доступны для поиска. Когда тот же гость возвращается в следующем году, его профиль на месте, и чек-ин занимает секунды.

Попробуйте Diver ID бесплатно

Аккаунт настраивается за несколько минут, а первые 20 чек-инов гостей - за наш счёт. Без подписки, без базовой платы и без платёжных данных.

Создать аккаунт дайв-центра Смотреть процесс чек-ина