Para centros de mergulho

Os dados dos clientes e o RGPD

Um centro de mergulho trata dados mais sensíveis do que a maioria dos negócios do seu tamanho: respostas de saúde, cópias de documentos, contatos de emergência, assinaturas. Isso é permitido e necessário, mas não de qualquer maneira.

Por que um centro pode recolher tudo isto

Porque precisa disso para a segurança. O RGPD não proíbe recolher: exige um motivo, um limite e proteção. O motivo aqui é fácil de enunciar, porque sem informação de saúde ninguém pode assumir a responsabilidade por quem desce a 30 metros. O limite é: só o necessário para isso. A proteção é o seu trabalho.

Os quatro hábitos que dão problemas

A pasta debaixo do balcão. Formulários de saúde numa estante a que qualquer pessoa chega são o caso clássico. Dados sensíveis têm de ficar fechados.
A tabela por e-mail. Listas de clientes com dados de saúde que viajam entre o balcão e os guias por e-mail ou mensagem criam cópias que ninguém consegue recolher outra vez.
A conta compartilhada. Uma senha para toda a equipe significa que depois ninguém consegue dizer quem viu o quê.
Nunca apagar nada. Os prazos de conservação são limites máximos, não um convite para guardar tudo para sempre. Os prazos que se aplicam ao seu caso pergunte uma vez ao seu contador ou advogado.

O que o Diver ID faz quanto a isso

Os dados são guardados cifrados em servidores na UE.
Cada centro vê apenas os seus próprios clientes, separados tecnicamente e não por acordo.
Contas de pessoal com permissões individuais em vez de uma senha compartilhada.
O cliente mantém acesso aos seus dados e pode exportá-los ou apagá-los.
Cada assinatura leva um registro de auditoria e cada acesso pertence a uma conta.

Os pedidos que os clientes fazem de verdade

Na prática aparecem dois, e você deveria conseguir responder aos dois sem stress: "que dados têm sobre mim?" e "apaguem os meus dados, por favor". Ao primeiro responde com uma impressão da ficha do cliente. Para o segundo, o limite é que os registros que é obrigado a guardar podem ficar até o prazo terminar; explique isso desde logo.

Com o Diver ID isso é mais simples porque o perfil pertence ao mergulhador: ele consegue ver o que está guardado e geri-lo na sua própria conta. O seu centro recebe os documentos de que precisa para o check-in.

Uma frase sobre contratos de tratamento de dados

Se guarda dados de clientes em software operado por outra empresa, precisa de um contrato de tratamento de dados com essa empresa. É o normal e não é um obstáculo: basta pedir. O que este texto não é, e não pode ser, é aconselhamento jurídico: os detalhes dependem do país onde o seu centro opera.

Perguntas frequentes

Um centro de mergulho pode guardar dados de saúde dos clientes?

Sim, na medida em que precise deles para a segurança do mergulho. Tem de os proteger de forma específica, limitar o acesso a quem precisa deles e não os guardar indefinidamente.

Onde ficam os dados com o Diver ID?

Cifrados, em servidores na União Europeia. Cada centro vê apenas os seus próprios clientes e o mergulhador mantém acesso ao seu perfil.

O que digo a um cliente que quer que apague os seus dados?

Que apaga o que não é obrigado a guardar, e que os registros sujeitos a um prazo legal ficam até esse prazo terminar. O perfil dele pertence-lhe e vive na conta dele.

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Criar a conta leva alguns minutos e os primeiros 20 check-ins de clientes são por nossa conta. Sem assinatura, sem taxa fixa e sem dados de pagamento.

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