Para centros de mergulho

Manter o equipamento de aluguel sob controle

O aluguel é onde a maioria dos centros deixa dinheiro na mesa, e não por roubo, mas por diárias que ninguém apontou e peças que ninguém sente falta até serem precisas.

As três perguntas que têm de ter sempre resposta

Quem tem? Não "um cliente tem um computador", mas que cliente tem que unidade. Numerar as peças é meia batalha.
Desde quando? É a base da fatura, e o motivo das discussões no dia da partida quando ninguém apontou.
O que voltou? A pergunta só aparece quando a peça é precisa para o cliente seguinte.

Conjuntos completos e peças soltas

Quase todos os centros alugam as duas coisas: o conjunto completo a preço de pacote e peças soltas para quem só precisa de uma. Representar isso de forma limpa é onde as tabelas falham, porque um conjunto é uma lista de peças mas apenas uma linha de fatura. Se misturar as duas coisas, ou conta duas vezes ou perde o rastro das peças.

Da experiência

O erro mais comum não é esquecer, é reservar duas vezes: o mesmo conjunto volta a ser lançado cada vez que a caixa de diálogo é aberta e a fatura acaba com dezenas de linhas a zero. Um sistema de aluguel tem de reconhecer o que já está fora.

Contar diárias sem discussões

Decida antes o que é uma diária: dia de calendário ou 24 horas, dia da partida incluído ou não, dia parcial inteiro ou metade. Quando isso está no sistema, a fatura do dia da partida termina a discussão, porque o cliente vê o mesmo número que você. Pôr um limite no dia da partida é a variante mais simpática: quem devolve o equipamento às oito da manhã antes de um voo ao meio-dia não paga um dia inteiro.

Não esqueça a manutenção

Se já está registrando quem teve que unidade, o passo para um histórico de serviço é curto: que regulador entrou em revisão e quando, que computador acumula mais dias, a que cilindro toca o teste hidrostático. Essa é a parte que conta quando algo corre mal, e a que desaparece com regularidade de uma anotação na sala do compressor.

Perguntas frequentes

Como mantemos o controle do equipamento que está fora?

Atribuindo cada peça ao cliente no momento da entrega, com o número da unidade quando as peças são numeradas. A sua lista de clientes mostra depois, por cliente, o que ele tem e desde quando.

Como faturamos corretamente as diárias?

Defina a regra uma vez, dia de calendário ou 24 horas, dia da partida inteiro ou com limite, e deixe o sistema contar. As discussões no dia da partida vêm quase sempre de formas diferentes de contar, não de má fé.

Podemos tratar conjuntos e peças soltas em separado?

Sim. Um conjunto é uma lista de peças com uma linha de fatura e as peças soltas correm ao lado. O importante é que o conjunto não volte a ser lançado cada vez que é aberto.

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