Para centros de buceo

Tener el equipo de alquiler bajo control

El alquiler es donde la mayoría de los centros deja dinero sobre la mesa, y no por robos, sino por días de alquiler que nadie apuntó y piezas que nadie echa de menos hasta que hacen falta.

Las tres preguntas que siempre hay que poder responder

¿Quién lo tiene? No "un cliente tiene un ordenador", sino qué cliente tiene qué unidad. Numerar las piezas es media batalla.
¿Desde cuándo? Es la base de la factura, y el motivo de las discusiones el día de la marcha cuando nadie lo apuntó.
¿Qué ha vuelto? La pregunta solo aparece cuando la pieza hace falta para el siguiente cliente.

Equipos completos y piezas sueltas

Casi todos los centros alquilan las dos cosas: el equipo completo a precio de paquete y piezas sueltas para quien solo necesita aletas. Representar eso de forma limpia es donde fracasan las hojas de cálculo, porque un equipo completo es una lista de piezas pero una sola línea de factura. Si mezclas ambas cosas, o cuentas doble o pierdes la pista de las piezas.

De la experiencia

El error más habitual no es olvidarse, es reservar dos veces: el mismo equipo se vuelve a apuntar cada vez que se abre el diálogo y la factura acaba con decenas de líneas a cero. Un sistema de alquiler tiene que reconocer lo que ya está fuera.

Contar días de alquiler sin discusiones

Decide de antemano qué es un día de alquiler: día natural o 24 horas, día de salida incluido o no, día parcial completo o mitad. Cuando eso está en el sistema, la factura del día de la marcha termina la discusión, porque el cliente ve el mismo número que tú. Poner un tope al día de salida es la variante más amable: quien devuelve el equipo a las ocho de la mañana antes de un vuelo de mediodía no paga un día entero.

No te olvides del mantenimiento

Si ya estás registrando quién tuvo qué unidad, el paso al historial de servicio es corto: qué regulador entró a revisión y cuándo, qué ordenador acumula más días, a qué botella le toca la prueba hidrostática. Esa es la parte que cuenta cuando algo sale mal, y la que desaparece con regularidad de una nota en la sala del compresor.

Preguntas frecuentes

¿Cómo mantenemos el control de qué equipo está fuera?

Asignando cada pieza al cliente en el momento de la entrega, con el número de unidad donde las piezas están numeradas. Tu lista de clientes muestra después, por cliente, qué tiene y desde cuándo.

¿Cómo facturamos bien los días de alquiler?

Fija la regla una vez, día natural o 24 horas, día de salida completo o con tope, y deja que el sistema cuente. Las discusiones del día de la marcha casi siempre vienen de formas distintas de contar, no de mala fe.

¿Podemos manejar equipos completos y piezas sueltas por separado?

Sí. Un equipo completo es una lista de piezas con una línea de factura y las piezas sueltas van al lado. Lo importante es que el equipo no se vuelva a reservar cada vez que se abre.

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