Τι μαζεύεται πραγματικά στη ρεσεψιόν

Η γραφειοκρατία είναι πάντα ο ίδιος συνδυασμός πέντε πραγμάτων. Όποιος ψηφιοποιεί το check-in πρέπει να καλύψει και τα πέντε, αλλιώς ο κλασέρ μένει εκεί που είναι:

• Πιστοποίηση - ποια κάρτα έχει ο επισκέπτης, από ποιον οργανισμό και πόσες καταδύσεις έχει καταγράψει.
• Υγεία - το ιατρικό ερωτηματολόγιο και, όταν κάποια απάντηση το απαιτεί, ιατρική βεβαίωση καταλληλότητας.
• Αποδοχή κινδύνου και αποποίηση ευθύνης - οι δηλώσεις που υπογράφει ο επισκέπτης πριν μπει στο νερό.
• Ασφάλεια - απόδειξη, ή τουλάχιστον επιβεβαίωση, ότι υπάρχει καταδυτική ασφάλιση.
• Προσωπικά στοιχεία και επαφή έκτακτης ανάγκης - ποιον καλούμε αν συμβεί κάτι, καθώς και ξενοδοχείο, μεγέθη εξοπλισμού, γλώσσα.

Πάνω σε αυτά έρχονται όσα κάθε κέντρο κάνει με τον δικό του τρόπο: κανονισμός λειτουργίας, διαδικασίες στο σκάφος, έντυπα μαθημάτων ανά οργανισμό, συναίνεση για φωτογραφίες. Ένα ψηφιακό check-in αξίζει μόνο αν απορροφά κι αυτό το κομμάτι.

Πώς γίνεται στην πράξη

1. Ο επισκέπτης ανοίγει έναν σύνδεσμο. Σκανάρει έναν κωδικό QR στη ρεσεψιόν ή πατά έναν σύντομο σύνδεσμο που του στείλατε με email ή WhatsApp. Χωρίς εφαρμογή, χωρίς κωδικό πρόσβασης στην πρώτη επαφή.
2. Ο επισκέπτης συμπληρώνει. Η ροή ρωτά ακριβώς όσα έχετε ορίσει, στη γλώσσα του. Φωτογραφία της κάρτας πιστοποίησης αντί για πληκτρολόγηση, υπογραφή με το δάχτυλο.
3. Εσείς ελέγχετε. Ο επισκέπτης εμφανίζεται στη λίστα σας με χρωματική ένδειξη κατάστασης. Αν υπάρχουν όλα τα έγγραφα, η επαλήθευση είναι ένα πάτημα.
4. Η επόμενη επίσκεψη. Όταν ο ίδιος επισκέπτης επιστρέψει, όλα είναι ήδη στο αρχείο. Η ροή ζητά μόνο ό,τι έχει λήξει ή μπορεί να έχει αλλάξει.

Τι αλλάζει στη ρεσεψιόν

Το μεγαλύτερο κέρδος δεν είναι το λεπτό που γλιτώνετε ανά επισκέπτη - είναι ότι σταματάτε να κυνηγάτε ανθρώπους. Το χαρτί αφήνει πάντα κενά: μια υπογραφή που λείπει στη δεύτερη σελίδα, ένα άδειο πεδίο επαφής έκτακτης ανάγκης, μια κάρτα πιστοποίησης που κάποιος θα «φέρει αύριο» και μετά την ξεχνά. Ψηφιακά, ο επισκέπτης απλώς δεν μπορεί να ολοκληρώσει όσο κάτι λείπει.

Το δεύτερο κέρδος είναι ότι βρίσκετε ξανά τα πράγματα. Για να εντοπίσετε μια δήλωση που υπογράφηκε πρόπερσι το καλοκαίρι, είτε ψάχνετε μερικές εκατοντάδες φύλλα είτε πληκτρολογείτε τρία γράμματα σε ένα πεδίο αναζήτησης.

Τι χρειάζεστε και τι όχι

Χρειάζεστε	Δεν χρειάζεστε
Μία συσκευή με πρόγραμμα περιήγησης: κινητό, tablet ή τον υπολογιστή της ρεσεψιόν.	Καμία εγκατάσταση, κανένα app store, κανένα νέο υλικό.
Να αποφασίσετε μία φορά τι ρωτάτε και τι υπογράφουν οι επισκέπτες.	Καμία μετάπτωση συστήματος - ταμείο, κρατήσεις και αρχειοθέτηση μένουν όπως είναι.
Έναν κωδικό QR στη ρεσεψιόν ή έναν σύνδεσμο στο email επιβεβαίωσης.	Καμία εκπαίδευση προσωπικού, κανένα εγχειρίδιο.

Κι αν πέσει το ίντερνετ;

Είναι η πιο συνηθισμένη ανησυχία, και δικαιολογημένη: σε πολλά κέντρα το Wi-Fi είναι περισσότερο ευχή παρά υπόσχεση. Γι' αυτό ο κανόνας είναι ότι το check-in δεν πρέπει να εξαρτάται από τη ρεσεψιόν σας. Οι επισκέπτες κάνουν check-in από το ξενοδοχείο, από το Wi-Fi του αεροδρομίου ή με δεδομένα κινητής, και στο κέντρο μένει μόνο ο έλεγχος. Αν θέλετε χάρτινο πρωτότυπο για το αρχείο, κάθε φάκελος εκτυπώνεται ως PDF οποιαδήποτε στιγμή.

Συχνές ερωτήσεις

Δοκιμάστε το Diver ID δωρεάν

Ο λογαριασμός σας στήνεται σε λίγα λεπτά και τα πρώτα 20 check-in επισκεπτών είναι δωρεάν. Χωρίς συνδρομή, χωρίς πάγιο, χωρίς στοιχεία πληρωμής.

Δημιουργία λογαριασμού κέντρου Δες τη διαδικασία του check-in