Untuk dive center

Check-in digital untuk dive center

Setiap tamu baru di meja depan menyita sepuluh sampai tiga puluh menit: menjelaskan formulir, menunggu kuesioner medis, memfotokopi kartu lisensi, mengumpulkan tanda tangan, lalu mengarsipkan semuanya. Dengan check-in digital, tamu mengerjakannya sendiri - sering kali bahkan sebelum mereka tiba.

Apa yang sebenarnya menumpuk di meja depan

Urusan administrasinya selalu terdiri dari lima hal yang sama. Siapa pun yang ingin mendigitalkan check-in harus mencakup kelimanya - kalau tidak, map arsip tetap berdiri di rak:

Sertifikasi - lisensi apa yang dimiliki tamu, dari agensi mana, dan sudah berapa kali menyelam.
Kesehatan - kuesioner medis, ditambah surat keterangan dokter bila ada jawaban yang perlu diperiksa.
Pernyataan risiko dan pelepasan tanggung jawab - pernyataan yang ditandatangani tamu sebelum masuk ke air.
Asuransi - bukti, atau setidaknya konfirmasi, bahwa ada perlindungan asuransi diving.
Data pribadi dan kontak darurat - siapa yang harus dihubungi bila terjadi sesuatu, ditambah hotel, ukuran alat, dan bahasa.

Di atas itu masih ada hal-hal yang berbeda di tiap dive center: aturan internal, prosedur di kapal, dokumen kursus dari agensi, izin foto. Check-in digital baru bernilai jika bagian ini juga ikut tertampung.

Singkatnya

Check-in digital bukan berarti mengirim formulir PDF lewat email. Artinya, tamu dipandu melewati setiap kolom wajib, menandatangani secara digital, dan daftar tamu Anda langsung menunjukkan siapa yang sudah lengkap dan siapa yang belum.

Bagaimana praktiknya

Tamu membuka tautan. Memindai kode QR di meja depan atau mengetuk tautan pendek yang Anda kirim lewat email atau WhatsApp. Tanpa unduh aplikasi, tanpa kata sandi di kontak pertama.
Tamu mengisi data. Alurnya menanyakan persis apa yang Anda atur, dalam bahasa tamu. Cukup foto kartu lisensi alih-alih mengetik, tanda tangan dengan ujung jari.
Anda memeriksa. Tamu muncul di daftar Anda dengan status berwarna. Jika semua dokumen ada, verifikasi cukup satu ketukan.
Kunjungan berikutnya. Saat tamu yang sama kembali, semuanya sudah tersimpan. Alurnya hanya menanyakan apa yang sudah kedaluwarsa atau mungkin berubah.

Apa yang berubah di meja depan

Dampak terbesar bukan satu menit yang dihemat per tamu, melainkan berakhirnya kebiasaan mengejar-ngejar tamu. Kertas selalu meninggalkan celah: tanda tangan yang terlewat di halaman dua, kolom kontak darurat yang kosong, kartu lisensi yang "besok saya tunjukkan" lalu terlupa. Secara digital, tamu tidak bisa menyelesaikan check-in selama masih ada yang kurang.

Dampak kedua: Anda bisa menemukan dokumen lagi. Mencari pernyataan yang ditandatangani dua musim lalu berarti membongkar beberapa ratus lembar kertas - atau cukup mengetik tiga huruf di kolom pencarian.

Apa yang Anda butuhkan, dan apa yang tidak

Anda butuh	Anda tidak butuh
Satu perangkat dengan browser: ponsel, tablet, atau komputer di meja depan.	Tanpa instalasi, tanpa app store, tanpa perangkat keras baru.
Menentukan sekali apa yang ditanyakan dan apa yang ditandatangani tamu.	Tanpa migrasi sistem - kasir, pemesanan, dan pembukuan Anda tetap seperti biasa.
Kode QR di meja depan, atau tautan di email konfirmasi Anda.	Tanpa pelatihan staf dan tanpa buku panduan.

Bagaimana kalau internet mati?

Ini kekhawatiran yang paling sering muncul, dan wajar: di banyak dive center, Wi-Fi lebih mirip harapan daripada janji. Karena itu prinsipnya, check-in tidak boleh bergantung pada meja depan Anda. Tamu check-in dari hotel, dari Wi-Fi bandara, atau dengan data seluler, sehingga yang tersisa di lokasi hanya pemeriksaan. Jika Anda tetap ingin arsip kertas, setiap data bisa dicetak sebagai PDF kapan saja.

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa lama check-in digital bagi tamu?

Kurang dari 5 menit untuk pertama kali, karena sertifikasi, kuesioner medis, dan tanda tangan masih baru. Setiap kunjungan berikutnya hanya beberapa detik: yang ditanyakan ulang hanya yang kedaluwarsa atau mungkin berubah.

Apakah tamu harus memasang aplikasi?

Tidak. Check-in berjalan di browser - cukup memindai kode QR atau membuka tautan. Tamu yang mau bisa menambahkan halamannya ke layar utama seperti aplikasi.

Bagaimana dengan tamu yang tidak punya smartphone?

Mereka mengisi formulir di tablet atau komputer meja depan Anda, atau tim Anda membuat datanya lalu tinggal menyodorkan kolom tanda tangan. Kedua jalur sudah tersedia; tidak ada yang terjebak.

Apakah check-in digital menggantikan formulir kami sendiri?

Formulir itu bisa dimasukkan ke dalamnya. Aturan internal dan dokumen kursus dari agensi masuk ke alur - difoto atau diunggah sekali sebagai PDF, setelah itu setiap tamu yang relevan otomatis diminta menandatanganinya.

Coba Diver ID gratis

Akun Anda siap dalam beberapa menit dan 20 check-in tamu pertama gratis dari kami. Tanpa langganan, tanpa biaya dasar, tanpa data pembayaran.

Buat akun dive center Tonton proses check-in