Pro potápěčská centra

Digitální check-in pro potápěčská centra

Každý nový host u pultu spolkne deset až třicet minut: vysvětlit formulář, počkat na zdravotní dotazník, okopírovat kartu kvalifikace, posbírat podpisy, všechno založit. Digitální check-in z toho udělá něco, co host zvládne sám - často ještě předtím, než k vám vůbec dorazí.

Co se na pultu skutečně hromadí

Papírování je vždycky stejná kombinace pěti věcí. Kdo digitalizuje check-in, musí pokrýt všech pět, jinak šanon zůstane tam, kde je:

Kvalifikace - jakou kartu host má, od které organizace a kolik ponorů má zapsaných.
Zdraví - zdravotní dotazník a k tomu lékařské potvrzení vždy, když z dotazníku něco vyplyne.
Poučení o rizicích a zbavení odpovědnosti - prohlášení, která host podepisuje před vstupem do vody.
Pojištění - doklad, nebo alespoň potvrzení, že potápěčské krytí existuje.
Osobní údaje a kontakt pro případ nouze - komu zavolat, když se něco stane, plus hotel, velikosti výstroje, jazyk.

Na to se navrství věci, které má každé centrum jinak: provozní řád, pravidla na lodi, kurzové formuláře konkrétní organizace, souhlas s fotografováním. Digitální check-in má smysl jen tehdy, když do sebe vstřebá i tuto část.

Krátce

Digitální check-in neznamená poslat PDF formulář e-mailem. Znamená, že host je proveden všemi povinnými políčky, podepíše digitálně a váš seznam hostů na první pohled ukáže, kdo je hotový a kdo ne.

Jak to běží v praxi

Host otevře odkaz. Načte QR kód na pultu nebo klikne na krátký odkaz, který jste poslali e-mailem či přes WhatsApp. Žádná instalace, žádné heslo při prvním kontaktu.
Host vyplní. Průvodce se ptá přesně na to, co jste nastavili, a ptá se v jeho jazyce. Místo přepisování stačí vyfotit kartu kvalifikace, podpis se udělá prstem.
Vy zkontrolujete. Host se objeví v seznamu s barevným stavem. Když je vše na místě, je verifikace jedno kliknutí.
Další návštěva. Když se stejný host vrátí, je všechno připravené. Průvodce se ptá jen na to, co vypršelo nebo se mohlo změnit.

Co se na pultu změní

Největší efekt není ušetřená minuta na hosta - je to konec dobíhání lidí. Papír vždycky nechá děravá místa: chybějící podpis na druhé straně, prázdné pole pro kontakt v nouzi, karta kvalifikace, kterou někdo „ukáže zítra" a pak na ni zapomene. Digitálně host prostě nemůže skončit, dokud něco chybí.

Druhý efekt je, že věci znovu najdete. Hledání prohlášení podepsaného předloni v létě znamená projít několik set listů - nebo napsat tři písmena do vyhledávacího pole.

Co potřebujete a co ne

Potřebujete	Nepotřebujete
Jedno zařízení s prohlížečem: telefon, tablet nebo počítač na pultu.	Žádnou instalaci, žádný obchod s aplikacemi, žádný nový hardware.
Jednou se rozhodnout, na co se ptáte a co host podepisuje.	Žádnou migraci systémů - kasa, rezervace i archiv zůstanou, jak jsou.
QR kód na pultu nebo odkaz v potvrzovacím e-mailu.	Žádné školení personálu a žádné manuály.

A co když vypadne internet?

To je nejčastější obava a je oprávněná: v mnoha centrech je wi-fi spíš příslib než jistota. Právě proto platí pravidlo, že check-in nesmí záviset na vašem pultu. Hosté se přihlašují z hotelu, z letištní wi-fi nebo z mobilních dat a na místě zbude jen kontrola. Pokud chcete mít papírový originál do šanonu, každý záznam se dá kdykoli vytisknout jako PDF.

Časté otázky

Jak dlouho digitální check-in hostovi zabere?

Poprvé necelých 5 minut, protože kvalifikace, zdravotní dotazník a podpisy jsou nové. Každá další návštěva je otázkou sekund: znovu se ptáme jen na to, co vypršelo nebo se mohlo změnit.

Musí si host instalovat aplikaci?

Ne. Check-in běží v prohlížeči - stačí načíst QR kód nebo otevřít odkaz. Kdo chce, přidá si stránku na plochu telefonu jako aplikaci.

Co hosté bez smartphonu?

Vyplní formulář na vašem tabletu nebo na počítači u pultu, případně záznam založí váš tým a hostovi jen předloží podpisy. Obě cesty jsou připravené, nikdo nezůstane stát.

Nahradí digitální check-in naše vlastní formuláře?

Umí je vstřebat. Provozní řád i kurzové dokumenty vaší organizace se do průvodce nahrají jednou jako PDF nebo fotka a od té chvíle se každému odpovídajícímu hostovi předloží automaticky k podpisu.

Vyzkoušejte Diver ID zdarma

Účet založíte za několik minut a prvních 20 check-inů hostů je od nás dárek. Žádné předplatné, žádný paušál, žádné platební údaje.

Založit účet centra Podívat se na proces check-inu