Pro potápěčská centra

Cesta bez papíru: co se mění

Papír na pultu neotravuje proto, že je z papíru. Otravuje proto, že nic neví: nevšimne si prázdného pole, nepřipomene vypršelé potvrzení a nenajde se sám, když se na něj někdo zeptá.

Čtyři problémy, které papír vytváří

Nedovyplněné listy. Chybějící podpis nikdo nezjistí, dokud se něco nestane - a pak už je pozdě.
Dvojí práce. Stejný stálý host vyplňuje stejný formulář každý rok, protože loňská kopie leží v šanonu, do kterého se nikdo nedívá.
Neviditelné vypršení. Zdravotní dotazník z předloňska vypadá v šanonu úplně stejně jako ten z minulého týdne.
Hledání. „Kde je prohlášení paní Novákové z července?" znamená deset minut, nebo se na to nikdy neodpoví.

Co digitálně běží jinak

Digitální průvodce nemůže skončit nedovyplněný. Ví, co už má, a ptá se jen na zbytek. Ví, kdy potvrzení vyprší, a ozve se předem. A na dotaz odpoví v sekundách. Papírování se přitom nezmenší tím, že byste se ptali na méně - centra se často začnou ptát na víc, protože to už nic nekostuje na čase.

Snadno se přehlédne

Cesta bez papíru je i argument směrem k hostům. Potápěči, kteří svůj sport považují za ohleduplný k přírodě, si všimnou, když z tiskárny lezou tři kopie na osobu.

Archivace bez kartotéky

Oprávněná výhrada: co ukážete pojišťovně nebo právníkovi, když neexistuje nic na papíře? Odpověď má tři části:

Samotný dokument se ukládá jako PDF s celým textem, který host skutečně viděl - nejen s výsledkem.
Doklad o podpisu je připojený: kdy, na jakém zařízení, s jakým kontrolním součtem. To je víc, než dokáže ukázat podpis na papíře.
Tisk pořád funguje. Pokud u některých dokumentů chcete papírový originál, vytisknete ho a seberete k němu i podpis rukou.

K právní stránce a k situaci v jednotlivých potápěčských destinacích viz právní úprava e-podpisu.

Tři věci, na kterých centra zakopnou

Tvrdý přechod

Změnit všechno ve špičce sezóny nedopadne dobře. Začněte u hostů, kteří po telefonu sáhnou tak jako tak, a papír nechte ležet vedle, dokud na něj nezapomenete.

Tablet na pultu jako úzké hrdlo

Když všichni hosté vyplňují na jednom zařízení, jen jste přesunuli frontu. Páka je odkaz před příjezdem: hosté, kteří vyplní doma nebo v hotelu, přijedou hotoví.

Ptát se na moc, protože je to zdarma

Digitálně vás každá další otázka nic nestojí. Hosta pořád stojí. Začněte tím, že se ptáte přesně na to, na co jste se ptali na papíře, a pak přidejte, co vám opravdu chybí.

Časté otázky

Je bezpapírový check-in právně v pořádku?

Ve velkých potápěčských destinacích ano a každý podpis nese auditní záznam. Právní situaci po zemích shromažďujeme na stránce o e-podpisu; centrum, které chce být opatrné, může papírový originál dál tisknout.

Jak dlouho musíme check-inové záznamy uchovávat?

Záleží na právu státu, kde centrum působí, a na vaší pojišťovně - obvykle několik let. Digitálně je to ta snadná část: nic se neztratí a místo v regálu nehraje roli.

Co když host odmítne podepsat digitálně?

Záznam vytisknete a podpis vezmete rukou. Zbytek průvodce - údaje, kvalifikace, data platnosti - zůstane digitální.

Vyzkoušejte Diver ID zdarma

Účet založíte za několik minut a prvních 20 check-inů hostů je od nás dárek. Žádné předplatné, žádný paušál, žádné platební údaje.

Založit účet centra Podívat se na proces check-inu